Зачем нужна автоматизация документооборота

Внедрение системы автоматизации документооборота является неотъемлемой частью развития современных компаний. Эта технология позволяет упростить и оптимизировать процессы работы с документами, что в свою очередь способствует повышению эффективности и производительности организации.

Основными задачами документооборота являются:

Регистрация входящих документов, вынесение и контроль резолюций
Регистрация исходящих документов
Рассылка, ознакомление и контроль исполнения
Ведение электронного архива документов
Подготовка и проведение совещаний
Согласование приказов и ознакомление с ними сотрудников
Согласование проектной документации, в том числе и с контрагентами
Сокращение бумажного документооборота (использование служебных записок и проектов документов только в электронном виде)
Повышение исполнительской дисциплины (снижение процента просроченных заданий)
Сокращение времени на создание и поиск документов
Исключение потери документов
Своевременное оповещение сотрудников о поступившем документе

Автоматизация документооборота предоставляет ряд значительных преимуществ для бизнеса:

1. Упорядочение и ускорение процессов

Внедрение системы автоматизации документооборота позволяет упорядочить и стандартизировать процессы работы с документами. Создание, подписание, отправка и хранение документов становятся более простыми и эффективными. Благодаря автоматизации, время, затрачиваемое на рутинные операции, сокращается в несколько раз, что позволяет сотрудникам компании сконцентрироваться на более важных задачах.

2. Экономия времени и ресурсов

Одним из основных преимуществ автоматизации документооборота является экономия времени и ресурсов. Больше не приходится тратить время на поиск и обработку бумажных документов, а также на их передачу между сотрудниками и отделами. Все необходимые документы легко доступны в электронном виде, что позволяет существенно сократить временные затраты и повысить эффективность работы.

3. Улучшение контроля и безопасности

Системы автоматизации документооборота обеспечивают более высокий уровень контроля и безопасности. Электронные документы легко отслеживать и контролировать, благодаря чему исключается возможность потери или несанкционированного доступа к информации. Кроме того, системы автоматизации обеспечивают возможность установки различных уровней доступа к документам, что позволяет ограничить доступ только уполномоченным сотрудникам.

4. Снижение затрат на бумажные носители

Внедрение автоматизации документооборота позволяет снизить затраты на бумажные носители и расходные материалы для их печати. Электронные документы занимают гораздо меньше места, чем бумажные, и не требуют дополнительных затрат на их хранение и обслуживание. Это значительно снижает расходы компании и способствует более эффективному использованию ресурсов.

5. Удобство и гибкость работы

Системы автоматизации документооборота обеспечивают удобство и гибкость работы с документами. Электронные документы легко редактировать, комментировать и отправлять для согласования. Благодаря возможности работы с документами в режиме реального времени, сотрудники могут одновременно работать над одним документом, что ускоряет процесс согласования и повышает эффективность командной работы.

Как выбрать систему автоматизации документооборота

При выборе системы автоматизации документооборота необходимо учитывать ряд факторов:

Функциональность системы: система должна обладать всем необходимым набором функций для эффективного управления документами в организации. Важно учесть потребности и особенности конкретного бизнеса.
Легкость использования: система должна быть интуитивно понятной и простой в использовании для всех сотрудников компании. Обучение сотрудников новой системе должно занимать минимальное количество времени и ресурсов.
Интеграция с другими системами: система автоматизации документооборота должна быть легко интегрируема с другими используемыми в организации системами, такими как системы учета или управления проектами.
Безопасность данных: система должна обеспечивать надежную защиту данных и конфиденциальность информации. Важно убедиться, что система соответствует современным стандартам безопасности и имеет механизмы контроля доступа к документам.
Масштабируемость: система должна быть готова к росту и развитию бизнеса. Важно убедиться, что система может масштабироваться и адаптироваться к изменяющимся потребностям компании.

Как Doczilla Pro экономит время на работе с документами в 3−10 раз

Doczilla Pro — это современная система автоматизации документооборота, которая помогает компаниям сократить временные затраты на работу с документами в несколько раз. Система предоставляет широкий набор функций, которые позволяют упростить и оптимизировать процессы работы с документами.

Основные возможности Doczilla Pro:

Создание документов по готовым шаблонам: система предоставляет возможность создавать документы по готовым шаблонам, что существенно сокращает время на их подготовку.
Установка отдельных маршрутов согласования для каждого типа документа: система позволяет настроить индивидуальные маршруты согласования для разных типов документов, что ускоряет процесс согласования и повышает эффективность работы.
Получение отчетов о статусе документов: система предоставляет возможность отслеживать статус каждого документа в режиме реального времени. Это позволяет быстро определить, на каком этапе находится работа с документом и принять необходимые меры.
Обмен документами в рамках единой системы: система позволяет легко и удобно обмениваться документами между сотрудниками, отделами и территориальными подразделениями компании. Это существенно упрощает взаимодействие и повышает эффективность командной работы.
Быстрый поиск документов в архиве: система обеспечивает быстрый и удобный поиск документов в архиве по ключевым словам и параметрам. Это позволяет сэкономить время на поиске необходимой информации и повысить эффективность работы.
Дополнительная защита конфиденциальной информации: система обеспечивает надежную защиту конфиденциальности информации. Доступ к документам может быть ограничен только уполномоченным сотрудникам, что предотвращает несанкционированный доступ и утечку информации.
Прозрачный контроль за действиями сотрудников: система позволяет контролировать все действия сотрудников в рамках работы с документами. Это обеспечивает прозрачность и ответственность в рамках организации.
Импорт и экспорт данных: система позволяет импортировать и экспортировать данные из документов в другие системы, такие как системы учета или управления проектами. Это упрощает обмен информацией и повышает эффективность работы.

Doczilla Pro является надежным и эффективным инструментом для автоматизации документооборота, который позволяет компаниям существенно снизить временные затраты на работу с документами и повысить эффективность работы.

Soltek24